เช็คความพร้อมก่อน Work from Home ในยุคหลังโควิด-19

เมื่อ :
ผู้เข้าชม : 5,986
เขียนโดย :
เช็คความพร้อมก่อน Work from Home ในยุคหลังโควิด-19
เช็คความพร้อมก่อน Work from Home ในยุคหลังโควิด-19
เมื่อ :
ผู้เข้าชม : 5,986
เขียนโดย :

เช็คความพร้อมก่อน Work from Home ในยุคหลังโควิด-19

ตั้งแต่เริ่มสถานการณ์ไวรัส COVID-19 ผู้คนทุกที่ทั่วโลกต้องปรับตัวเพื่อความอยู่รอด ธุรกิจหลายแห่งได้รับผลกระทบอย่างหนักโดยเฉพาะธุรกิจการท่องเที่ยวและบริการที่คนหลายล้านต้องตกงาน คนอีกหลายล้านต้องเรียนรู้วิธีการ การทำงานจากที่บ้าน หรือ Work from Home (WFH) หรือการทำงานจากที่ไหนก็ได้ (Remote Working) ด้วยความจำเป็น

ในขณะที่กลุ่มบริษัทเทคโนโลยีและบริษัทข้ามชาติปรับตัวได้ไว ซึ่งก็ไม่น่าแปลกใจเพราะบริษัทเหล่านี้มีประสบการณ์การทำงานร่วมกันกับทีมพนักงานที่กระจายอยู่ในหลายประเทศ แตกต่างกันทั้งเขตเวลาและวัฒนธรรม เทคโนโลยีในการประชุมออนไลน์ ไม่ว่าจะเป็น โปรแกรม Skype, โปรแกรม Zoom หรือแม้แต่ Webex จากค่าย CISCO ก็ถือเป็นเทคโนโลยีที่พนักงานบริษัทกลุ่มนี้ใช้กันประจำอยู่แล้ว

และเมื่อปัญหาสถานการณ์ COVID-19 เริ่มคลี่คลาย กลุ่มบริษัทไอทีระดับโลก เหล่านี้ก็ถือโอกาสขยายผลการทำงาน WFH ไปอีกขั้นหนึ่ง ว่าลองมาดูกันว่าเขาวางแผนกันอย่างไรบ้างนะครับ

  • Facebook และ Microsoft : ประกาศว่าในอนาคตพนักงานสามารถใช้เวลา 50% ทำงานจากที่ไหนก็ได้ เรียกได้ว่าจะเป็นแบบผสม (Hybrid)
  • Salesforce : ได้ข้อสรุปว่าการทำงานแบบไปเช้าเย็นกลับเป็นเรื่องเชยเสียแล้ว พร้อมจัดกลุ่มพนักงานไว้สามแบบคือ
    • แบบทำงานจากที่ไหนก็ได้ (Remote Working) : 100%
    • แบบยืดหยุ่น หรือ Flex คือทำงานในออฟฟิศ 3 วัน
    • แบบประจำที่ออฟฟิศ ซึ่งจะเป็นพนักงานส่วนน้อย
  • Slack : ประกาศว่าพนักงานสามารถทำงานที่บ้านได้แบบถาวร
  • Spotify : ประกาศว่าใครอยากทำงานที่ไหนก็เชิญตามสบายเช่นกัน

เพิ่มเติม : ทาง Thaiware.com ประกาศให้พนักงาน สามารถทำงานจากที่บ้าน (WFH) ได้ 1 วันต่อสัปดาห์ โดยพนักงานสามารถเลือกวันได้เอง ระหว่างวันอังคาร วันพุธ และ วันศุกร์ (เพราะวันจันทร์ และ วันพฤหัสบดี ต้องเข้ามาทำงานที่ออฟฟิศพร้อมกันทุกคน)

หลายบริษัททั่วโลกที่ทำงานกันแบบแปดโมงเช้าถึงห้าโมงเย็น เมื่อมาเจอกับสถานการณ์โรคระบาดร้ายแรง COVID-19 มันจึงทำให้เกิดปรากฏการณ์การทดลอง WFH ที่ใหญ่ที่สุดในโลกยุคใหม่ที่เทคโนโลยีเชื่อมคนทั้งโลกเข้าด้วยกันแล้ว

และแม้จะมีความขลุกขลัก หลายที่เสียเวลาตั้งหลักกันอยู่นาน สถานการณ์ทดลองเชิงบังคับนี้กลับทำให้เราตระหนักถึงทิศทางของวัฒนธรรมการทำงานในยุคหลัง COVID-19 ที่ WFH จะกลายเป็นเรื่องปกติ หลายแห่งอยากทำให้เป็นนโยบายจริงจังแบบถาวรเพราะเหมาะกับการทำงานในยุคใหม่ที่เน้น KPI มากกว่าการตอกบัตร ช่วยลดค่าใช้จ่าย และเป็นแนวทางที่จะดึงพนักงานเก่ง ๆ ได้มากขึ้นด้วย

บทความนี้จะมาเล่าถึงประเด็นต่าง ๆ ที่ทั้งฝั่งพนักงานและองค์กรต้องคำนึงถึง ถ้าอยากจะนำ WFH มาใช้กันต่อไปในยุคหลัง COVID-19

เนื้อหาภายในบทความ

การเตรียมตัวของพนักงานในการ Work from Home

จัดที่พื้นที่ทำงานที่บ้านให้มีประสิทธิภาพ

เรามักจะคิดว่าทำงานที่บ้านก็ดีซิ ไม่มีสิ่งรบกวน ไม่มีเพื่อนร่วมงานที่จะโผล่มาเมาท์เมื่อไรก็ไม่รู้ ไม่มีนายมาคอยแอบดู น่าจะเป็นบรรยากาศการทำงานที่ดี แต่เราอาจจะไม่ตระหนักว่าสิ่งรบกวนในบ้านมันมาในรูปแบบที่เราไม่คาดคิดน่ะซิครับ เตียงนอนนุ่ม ๆ เครื่องเกมคอนโซลที่เพิ่งซื้อมา หรือจะกลับไปดูซีรีย์ยาว ๆ ที่ค้างไว้ก็ยังได้ อีกทั้งสมาชิกในครอบครัวที่มีโอกาสจะเข้ามารบกวนเราเมื่อไรก็ได้ ที่ร้ายที่สุดคือตัวเราเองนั่นละครับ เผลอก็หยิบมือถือ หรือเปิดเช็คโซเชียล ดู YouTube รู้ตัวอีกทีก็ผ่านไปเป็นชั่วโมง พอไม่ได้อยู่ออฟฟิศแล้ว ไม่มีใครมาสอดส่อง แวะเวียนมาหา กลายเป็นว่าเราจะผลัดงานไปเรื่อย ๆ เอง 

วิธีการเตรียมตัว

  • ถ้าเป็นไปได้ให้แยกโซนทำงานออกจากสิ่งล่อตาล่อใจเหล่านั้น ไม่ทำงานใกล้เตียง (หรือบนเตียง!) 
  • บอกทางบ้านว่าเราเข้างานเป็นเวลาเหมือนอยู่ออฟฟิศ แปดโมงเช้าถึงห้าโมงเย็น 

เทคโนโลยีช่วยอะไรได้บ้าง

  • ปิดการแจ้งเตือน (Notification) ทุกอย่างบนมือถือ เพื่อลดการรบกวน 
  • ลบแอปพลิเคชันหรือลงเวอร์ชั่น Lite เพื่อให้ใช้งานได้อย่างจำกัด
  • ลงโปรแกรมช่วยจัดการเวลาการทำงาน (Screen Time Software) เพื่อไม่ให้เราทำงานอยู่กับหน้าจอมากเกินไป เช่น
    • โปรแกรม Rescue Time
    • โปรแกรม Clockify

จัดเวลาของวันเพื่อทำงานที่ต้องการสมาธิ ขจัดสิ่งรบกวน (Deep work) ออกจากงานง่าย ๆ ที่ไม่ต้องใช้สมาธิ (Shallow work)

ลองสังเกตตัวเองว่าทำงานช่วงไหนมีสมาธิมากที่สุด และเป็นช่วงที่มีสิ่งรบกวนน้อยที่สุดของวัน แน่นอนว่าหลายคนอาจจะคิดถึงช่วงเวลากลางคืน คนที่บ้านก็นอนแล้ว เสียงรบกวนจากนอกบ้านก็น้อยลงกว่าตอนกลางวัน ช่วยให้เรามีสมาธิทำงานมากขึ้น โมเมนต์ที่คนเราจะมีการทำงานแบบที่มีสมาธิจริงๆ (Deep Work) โดยเฉลี่ยแล้วไม่เกิน 3 ชั่วโมง ขอให้หวงแหนช่วงเวลานี้ไว้ให้ดี เก็บมันไว้ทำงานที่ต้องใช้พลังสมองจริง ๆ เช่นการวางแผน การเขียนรายงาน

วิธีการเตรียมตัว

  • ลองสังเกตตัวเองว่าสมาธิในการทำงานนิ่งช่วงไหน พยายามกันตารางทำงานอื่นออกจากช่วงนี้เพื่อให้เราทำงานที่ต้องใช้สมาธิได้ดี 
  • เติมเสียงรบกวนที่ไพเราะ (White Noise) ให้บรรยากาศการทำงาน เพราะบรรยากาศที่ "เงียบ" เกินไป ก็อาจทำให้เสียงเบา ๆ ในยามค่ำคืนแทรกเข้ามาได้ง่าย ไม่ว่าจะเสียงหมาหอนหรือเสียงเด็กแว้น ลองเอาเสียงร้านกาแฟหรือเสียงสายน้ำมาเปิดคลอเวลาทำงาน ช่วยสร้างสมาธิได้ดี

เทคโนโลยีช่วยอะไรได้บ้าง

  • ใช้โปรแกรมช่วยจัดเวลาการทำงานในกลุ่มปฏิทิน เช่นCalendar ใน G Suite หรือ Microsoft Teams ล็อกเวลา ให้เราทำงานแบบมีสมาธิ (Deep Work) ของเราไว้เลย
  • เติม White Noise ให้ห้องทำงานด้วยเว็บ https://coffitivity.com/ ที่มีเสียงร้านกาแฟ ร้านอาหารให้เลือก หรือลองค้นหาใน YouTube หรือ Spotify เลยก็ได้ครับ

การเตรียมตัวขององค์กรกับการ Work from Home

เลือกเทคโนโลยีที่เหมาะสม

สำหรับบริษัทที่มีนโยบายด้านเทคโนโลยีสารสนเทศอยู่แล้วโดยเฉพาะบริษัทข้ามชาติที่ต้องประสานกับทีมงานในต่างประเทศอยู่เสมอ คงไม่ใช่เรื่องยากที่จะปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์ที่มีคนทำงานแบบทำงานที่ไหนก็ได้ แต่ถ้าเป็นมือใหม่ในเรื่องนี้เราควรพิจารณาเครื่องมือที่จะใช้ในการทำงานร่วมกันให้ดีเสียก่อน อย่าปล่อยให้ใช้งานอะไรก็ได้ตามใจฉัน 

กลุ่มซอฟต์แวร์ที่เราใช้กันอยู่แล้ว ก็มีอีเมลและ ชุดโปรแกรมสำนักงาน (Office Suite) โดยสิ่งที่ควรเน้นย้ำกันคือในการติดต่อประสานงานที่ทุกคนควรใช้อีเมลที่เป็นทางการของบริษัท การจัดการเอกสารที่พนักงานใช้งานร่วมกัน สองค่ายใหญ่ที่มีเครื่องมือครบชุดก็คือ Google’s G-Suite และ Microsoft 365 คือมีทั้งอีเมล ชุดโปรแกรมสำนักงานและพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ อันนี้ก็แล้วแต่ความสะดวกของแต่ละบริษัทเลย 

โปรแกรมการประชุมออนไลน์ที่บ้านเราคุ้นกันดีก็มี Microsoft Teams, Zoom และ Google Hangouts ซึ่งผมคงไม่ลงรายละเอียดเช่นกัน แต่จะขอเล่าถึงโปรแกรมอื่น ๆ ที่จะมีประโยชน์ในการทำงานร่วมกันผ่านโลกออนไลน์ โดยจะเน้นในสองกลุ่มคือ

  1. กลุ่ม Project Management
  2. กลุ่ม Knowledge Management

เครื่องมือบริหารโปรเจค

สำหรับการบริหารโปรเจคกับทีมงานที่กระจายตัวกันในที่ต่าง ๆ ที่ต้องมีการเช็คความคืบหน้ากันตลอด หลายคนบอกว่านี่เลย ใช้ แอป LINE ตามงานกันก็พอ แต่เครื่องมือที่เขาใช้ในการทำงานร่วมกันในทีมที่มีประสิทธิภาพนั้น มันทรงพลังมากกว่า LINE ที่เป็นแค่แชตแอปพลิเคชั่นเยอะครับ 

สำหรับเครื่องมือบริหารโปรเจคที่ผมได้ยินคนกล่าวถึงบ่อยก็มี Slack, Trello และ Jira ที่มีความสามารถในการบริหารจัดการงาน แบ่งกลุ่มจัดแผนกผู้ใช้ เก็บไฟล์ และทุกตัวสามารถจัดการ Framework ได้หลายแบบทั้ง Argile และ Scrum

ดาวน์โหลดโปรแกรม Slack ได้ที่นี่

ดาวน์โหลดโปรแกรม Trello ได้ที่นี่

เครื่องมือจัดการความรู้ภายในองค์กร

ข้อได้เปรียบของการทำงานแบบ Remote work ที่หลายคนไม่ได้ตระหนักถึงคือ การที่เราสามารถเข้าถึงทรัพยากร องค์ความรู้ และวัฒนธรรมได้หลากหลายขึ้น และถ้าต้องการใช้ข้อได้เปรียบนี้ให้เป็นประโยชน์ เราควรมีเครื่องมือ Knowledge Management ที่มีประสิทธิภาพ เท่าที่เห็นก็มีอยู่สองตัวเลือกครับ

  • MediaWiki :  เป็น โอเพ่นซอร์ส Wiki engine ที่ต้องเอามาติดตั้งเอง และผู้ใช้ต้องเรียนภาษา Wiki นิดหน่อย (คล้ายๆ HTML)
  • Confluence : มีแบบทดลองใช้ไม่เกิน 10 คนหน้าจอผู้ใช้งาน (User Interface) ที่ใช้งานง่ายและทันสมัยกว่า MediaWiki เยอะ

สุขภาพพนักงานก็สำคัญ

ที่อยากจะแถมเรื่องนี้เพราะรู้สึกว่าเป็นเรื่องที่บ้านเราให้ความสำคัญกันน้อยมาก การทำงานในออฟฟิศนั้น บริษัทสามารถเตรียมพื้นที่ทำงานได้ แต่เมื่อพนักงานกระจายกันอยู่ตามบ้านหรือร้านกาแฟแล้ว กลับกลายเป็นว่าพนักงานต้องดูแลจัดการสถานที่ทำงานกันเอง ทั้งที่จริงแล้วการส่งเสริมสุขภาพ (Promotive Care) ในสถานที่ทำงาน (หรือที่บ้าน) นั้นสามารถทำได้ไม่ยากเลย ดีกว่าการมาตามแก้ปัญหาสุขภาพเรื้อรังอย่างออฟฟิศซินโดรม

ตัวอย่างง่าย ๆ คือ ใช้ Chat เตือนให้พนักงานพักสายตาจากคอมพิวเตอร์บ้าง ออกเอกสารคำแนะนำในการจัดสถานที่ทำงานที่เหมาะกันสุขภาพตามหลักการยศาสตร์ (Ergonomics) รวมถึงเลือกซื้อ แกดเจ็ตสำหรับคนทำงานจากที่บ้าน (Work from Home Gadgets) อย่างเช่นพวก อุปกรณ์ เมาส์ และ คีย์บอร์ด รวมถึงโต๊ะ เก้าอี้ไร้สายที่ออกแบบตามหลัก Ergonomics ด้วย (แม้เมืองไทยจะมีให้เลือกน้อยไปนิด) 

ถ้าอยากไปให้สุดก็มีตัวอย่างดิจิตอลเอเจนซี่ในประเทศอังกฤษครับ พอรัฐบาลประกาศล็อกดาวน์ปุ๊บ รู้ว่าต้อง WFH แล้วทางบริษัทก็จัดส่งจอเสริมและเก้าอี้สำนักงานแบบ Ergonomics ไปให้พนักงานทันทีเลยเพราะเขาเข้าใจว่าพนักงานอาจจะไม่ได้มีจอเสริมเพื่อให้ทำงานสะดวกขึ้น และบางคนก็ไม่มีเก้าอี้สำนักงานที่บ้าน จะใช้เก้าอี้โต๊ะกินข้าว หรือนั่งโซฟาก็คงลำบากอยู่

ทางเลือกอื่น ๆ ที่คนเริ่มหันมาสนใจคือการใช้โต๊ะทำงานแบบยืนหรือแบบที่ปรับได้ทั้งนั่งและยืนทำงาน (ราคาค่อนข้างสูง) เพราะการยืนมันรับประกันว่าหลังเราจะตรงกว่าการนั่งซึ่งส่งผลดีต่อสุขภาพในระยะยาว 

สิ่งเหล่านี้ถ้าออกเป็นนโยบายหรือเป็นข้อแนะนำจากบริษัทก็เป็นสัญญาณที่ดี ยิ่งถ้าเราตั้งใจจะให้มีกลุ่มพนักงานทำงานที่บ้านแบบถาวร ก็ควรมีเอกสารประเมินความพร้อม (Home Working Risk Assessment) ของบ้านพนักงานเลยยิ่งดี 

มองไปข้างหน้า

ไม่ว่าจะเป็นการทำงานจากที่บ้าน หรือ การทำงานจากที่ไหนก็ได้ จะกลายเป็นวัฒนธรรมใหม่ในการทำงานอย่างแน่นอน เมื่อทั้งโลกได้ทดลอง WFH กันอย่างจริงจังเป็นเวลาปีกว่า และหนึ่งปีที่ผ่านมาเราเรียนรู้ว่า

  • ในหลาย ๆ โอกาส แค่อีเมลก็มีประสิทธิภาพกว่าการรวมตัวประชุมพร้อมกัน 
  • ตารางการทำงานของพนักงานทุกคนไม่ได้เริ่มที่ 8 โมงเช้าและจบที่ 5 โมงเย็น (ภาระทางบ้านแต่ละคนต่างกัน)
  • เราคิดถึงเพื่อนร่วมงานมากกว่าที่เราจินตนาการ

และเชื่อว่าเมื่อสถานการณ์ไวรัสคลี่คลายแล้ว องค์กรหลายแห่งก็จะกลับไปทำงานออฟฟิศกัน บางแห่งรู้สึกโอเคกับการสลับทำงานทีม A ทีม B เพื่อลดความหนาแน่นของพนักงานในที่ทำงาน บางแห่งอยากลอง WFH กันแบบเต็มรูปแบบ (Full Scale) เลยก็มี

แต่ก็นั่นละครับ WFH ไม่ได้เหมาะกับทุกคน ไม่ได้เหมาะกับงานทุกประเภท มันจะเป็นอีกหนึ่งตัวเลือกที่องค์กรจะเลือกใช้ให้เหมาะกับสถานการณ์และตำแหน่งงาน

ถ้าองค์กรไหนจะเลือกการทำงานไปเป็นแบบผสม (Hybrid Working) ให้มีทั้งพนักงานออฟฟิศ และพนักงานที่ทำงานจากข้างนอกออฟฟิศละก็ ต้องระวังเรื่องการเข้าถึงข้อมูลและทรัพยากรของทั้งสองกลุ่มนี้ให้ดี เพราะเมื่อไรที่คนกลุ่มที่ทำงานจากข้างนอกออฟฟิศ รู้สึกว่าตัวเองเป็นพนักงานชั้นสอง ไม่ได้ไปงานเลี้ยง ไม่ได้ทำกิจกรรมสันทนาการกับเพื่อน ๆ ที่ทำงาน มันก็จะกลายเป็นการแบ่งฝักแบ่งฝ่ายกันไปโดยปริยายครับ